مهام امانة مجلس الكلية

امانة مجلس الكلية: – هي وحدة إدارية تتبع عمادة الكلية، تعنى بإدارة شؤون مجلس الكلية من خلال تنظيم الاجتماعات، إعداد محاضر الجلسات، حفظ السجلات والقرارات، وضمان المتابعة والتنسيق اللازمين لتنفيذ ما يصدر عن المجلس من قرارات وتوصيات
مهام أمانة مجلس الكلية: – .
1- التحضير لاجتماعات مجلس الكلية: – وذلك من خلال اعداد جدول أعمال الاجتماع بالتنسيق مع عميد الكلية وجمع المواضيع والمحاضر والمقترحات التي ستُعرض على المجلس والتأكد من تهيئة القاعة ومستلزمات الاجتماع
2- التبليغ والدعوة للاجتماعات: إرسال الدعوات الرسمية لأعضاء المجلس ومتابعة تأكيد الحضور أو الاعتذار
3- إعداد محاضر الاجتماعات: – وذلك من خلال تسجيل وقائع الجلسة بشكل دقيق أثناء الانعقاد ثم دوين القرارات والتوصيات وملاحظات الأعضاء والعمل على إعداد محضر رسمي بعد كل اجتماع
4- حفظ الملفات والسجلات: – وذلك من خلال أرشفة محاضر الجلسات وقرارات المجلس في سجلات معتمدة ثم العمل على حفظ الوثائق الخاصة بالمجلس وفق نظام الجامعة
5- متابعة تنفيذ القرارات: – وذلك من خلال إرسال القرارات إلى الأقسام والوحدات المعنية داخل الكلية وبعد ذلك العمل على متابعة الالتزام بتنفيذ القرارات ورفع تقارير بذلك إلى عميد الكلية
6- السرية والحوكمة: – وذلك من خلال الحفاظ على سرية المناقشات والقرارات إلى حين إعلانها رسميًا والالتزام بأنظمة الجامعة وتوجيهات العمادة
7- التنسيق بين مجلس الكلية والجهات الأخرى: – ويتم ذلك من خلال التواصل مع مجلس الجامعة أو رئاسة الجامعة بشأن القرارات التي تحتاج مصادقة أعلى والعمل على مراسلة الأقسام العلمية والوحدات الإدارية بشأن مواضيع متعلقة بالمجلس

الايميل الرسمي:

csecretary.cci@uohamdaniya.edu.iq