مهام وحدة البريد المركزي والقلم السري

مهام  وحدة البريد المركزي والقلم السري

1- استلام البريد الوارد إلى الكلية من رئاسة الجامعة، الكليات الأخرى، الأقسام العلمية، والدوائر الرسمية، وتسجيله في سجلات الوحدة الورقية والإلكترونية.
2- فرز البريد الوارد وتوزيعه على الأقسام العلمية والشعب والوحدات الإدارية داخل الكلية وفق الاختصاص.
3- استلام البريد الصادر من تشكيلات الكلية بعد استكماله من حيث التوقيع والختم الرسمي، وتسجيله في سجل البريد الصادر.
4- إرسال البريد الموجه من الكلية إلى رئاسة الجامعة أو الكليات الأخرى أو الجهات الخارجية ضمن السياقات الرسمية.
5- أرشفة البريد الصادر والوارد ورقياً وإلكترونياً لضمان سهولة الرجوع إليه عند الحاجة.
6- متابعة الكتب الرسمية التي تتطلب ردوداً أو إجراءات معينة، وتوثيق حركة الاستلام والتسليم.
7- تنظيم حركة البريد الداخلي بين الأقسام العلمية والوحدات الإدارية بالتنسيق مع وحدة المتابعة.
8- التأكد من صحة الوثائق والمعاملات قبل إرسالها من حيث اكتمال الأختام والتواقيع وعدم وجود نواقص.
9- الحفاظ على سرية المراسلات الرسمية وضمان الدقة في إجراءات التسجيل والتسليم.
10- التنسيق مع شعبة البريد المركزي في رئاسة الجامعة لضمان انسيابية حركة الكتب الرسمية بين الكلية والرئاسة.